Bernstein Feinkost — Vorbestellung mit Live-Anbindung an die Oper.
Gäste der Oper bestellen ihr Essen vorab online — nach Auswahl der konkreten Vorstellung. Wir haben den kompletten Veranstaltungs-Feed der Deutschen Oper am Rhein automatisiert in den Webshop importiert. Inklusive Erkennung, ob eine Vorstellung eine, zwei oder gar keine Pause hat. Drei Marken, drei Webseiten, ein zentrales Bestellsystem.
Ausgangslage
Drei Marken. Ein wiederkehrendes Problem.
André Schillings führt mit der Bernstein Feinkost GmbH & Co. KG in Aachen einen etablierten Feinkost-Betrieb mit mehreren Standbeinen: Bernstein Feinkost als Marke selbst, Bernstein & Inbar als zweite Linie und — damals der spannendste Bereich — die Gastronomie der Deutschen Oper am Rhein. Drei Marken, drei Webseiten, technisch komplett unabhängig voneinander.
Das wiederkehrende Problem: Die Gäste der Oper sind in einem engen Zeitfenster zwischen Vorstellung und Pause vor Ort. Wer in der zwanzigminütigen Pause noch erst etwas auswählen, bestellen und bezahlen muss, hat keine Zeit zu essen. Die Lösung musste eine Vorbestellung sein — aber eine, die exakt zur gebuchten Vorstellung passt, mit korrekt zugeordneter Pausen-Anzahl und mit Service zur richtigen Zeit am richtigen Tisch im Foyer.
Was wir gemacht haben
Eine Plattform, drei Webseiten, fünf Bestellphasen
Die Anfrage kam über André selbst: ein Layout-Konzept lag bereits vor — wir haben es technisch zum Leben erweckt und um Logiken erweitert, die im ursprünglichen Entwurf nicht vorgesehen waren. Solche Innovationen sind unser Beitrag in jedem Projekt: Wir bauen nicht nur, was schon definiert ist, sondern denken bei jedem Schritt mit, ob sich technisch etwas vereinfachen oder erweitern lässt.
- Drei eigenständige WordPress-Themes für bernstein-feinkost.de, bernstein-inbar.de und schillings-im-schauspielhaus.de — mit jeweils eigener Markenidentität, aber gemeinsamer technischer Basis.
- Schnittstelle zum Veranstaltungs-Datenexport. Der Feed der Deutschen Oper am Rhein wird per Cron-Job ausgelesen, alle Vorstellungen automatisch als Events angelegt — inklusive Datum, Uhrzeit, Eventbild und Pausen-Information aus dem Originaltext.
- Eigenes Pausen-Erkennungs-System. Manche Stücke haben keine Pause, manche eine, manche zwei. Wir haben einen Parser entwickelt, der automatisch aus dem Veranstaltungstext der Oper erkennt, wie viele Pausen die jeweilige Vorstellung hat — damit der Gast immer nur die tatsächlich verfügbaren Bestellzeitpunkte sieht.
- Vorbestellung in fünf Phasen. Pro Vorstellung kann der Gast für jeden Zeitpunkt separat bestellen: vor der Vorstellung, in Pause 1, in Pause 2, nach der Vorstellung. Pro Bestellung wird hinterlegt, welcher Tisch im Foyer reserviert wird.
- Tägliche Bestellübersicht für das Service-Team. Ein automatischer Cron-Job versendet jeden Mittag eine zusammengefasste Übersicht aller heutigen Bestellungen — an Geschäftsführung, Service, Küche und externe Verteiler. So weiß das Team vor Schichtbeginn, was zu welcher Zeit für welchen Gast bereitstehen muss.
- Stichtag-Logik: Ab 12:00 Uhr am Vorstellungstag werden Online-Bestellungen automatisch deaktiviert — mit klarer Hinweis-Meldung an die Gäste, dass ab da nur noch beim Personal vor Ort bestellt werden kann.
Die fünf Bestellphasen
Pro Vorstellung individuell — je nach Pausen-Anzahl
Je nach Vorstellung sieht der Gast nur die Phasen, die für sein Stück tatsächlich verfügbar sind. Eine Vorstellung ohne Pause zeigt nur „vor“ und „nach“. Eine Vorstellung mit zwei Pausen zeigt fünf Optionen:
Ein typischer Lernmoment
Als die Tische plötzlich knapp wurden
Im April 2023 — wenige Wochen nach Live-Schaltung — meldete sich André am Abend: „Tische alle vor Ort vergeben und online wurde eben noch für heute Abend gekauft.“ Die Resonanz war stärker, als wir geplant hatten. Vor Ort und online hatten parallel den gleichen Tisch gebucht — ein Konflikt, der sich erst zeigt, wenn ein System wirklich genutzt wird.
Die Lösung kam noch in derselben Nacht: Wir haben eine Tisch-Kontingent-Logik eingebaut, die das Online-Bestell-Limit pro Vorstellung dynamisch begrenzt — sobald die Plätze für eine Vorstellung knapp werden, wird die Online-Vorbestellung automatisch geschlossen. Vor-Ort-Personal und Online-System spielen seither sauber zusammen.
„Solche Probleme sieht man erst, wenn ein System wirklich genutzt wird. Wir hatten die Doppelbelegung im ersten Konzept nicht eingeplant — weil keiner damit gerechnet hat, dass Vor-Ort und Online sich gegenseitig überschreiben würden. Die Lösung war keine Frage von Tagen, sondern von Stunden.“
Talha Sariyürek· Geschäftsführer KonzeptCode
Ergebnis
Über zwei Jahre. Über tausend Bestell-Tage.
Live seit April 2023. Über die Laufzeit wurden knapp 1.000 Vorstellungen automatisch aus dem Veranstaltungs-Feed importiert — wobei die meisten Stücke über mehrere Tage, Wochen oder ganze Spielzeiten hinweg gespielt werden. Pro Tag eine Bestellübersichts-Mail an das Team, an den Service und an die externen Verteiler: über tausend dieser Mails wurden seit Launch verschickt.
Die Plattform begleitet heute auch Schillings im Schauspielhaus Düsseldorf — dieselbe Logik, dasselbe System, weiterer Veranstaltungspartner. Genau das ist der Punkt einer gut gebauten Architektur: Sie wächst mit dem Geschäft mit, ohne dass die Technik neu aufgesetzt werden muss.
Wir betreuen die Plattform bis heute. Updates, Sicherheit, Support, neue Features — aus einer Hand, mit demselben Ansprechpartner seit 2021.
Vertrauen über Jahre
Seit März 2021 in laufender Zusammenarbeit. Drei Marken, ein Ansprechpartner — ohne Wechsel.
Während sich Geschäftspartner, Standorte und sogar Bühnen über die Jahre verändert haben, blieb die technische Begleitung konstant. Ein Beleg dafür, dass eine Solo-Agentur Verlässlichkeit auf Konzern-Niveau liefern kann.
Wir schätzen in der Zusammenarbeit mit KC den Pragmatismus und die Verbindlichkeit sehr!
