Naoki Convention — Wanneer op de eerste verkoopdag 11.922 bezoekers tegelijk op de site komen.
Een nieuwe anime- en mangaconventie in het Rijnland had meer nodig dan een website: een ticketshop die piekbelasting aankan. Een toegangscontrole die zonder uitgeprinte lijsten werkt. Een platform dat exposanten, stars, handelaren en horeca centraal beheert. Wij hebben dat allemaal gebouwd — en op twee succesvol uitgevoerde conventies liet het zien wat het kan.
Uitgangssituatie
Een nieuwe conventie heeft meer nodig dan een website
Anime- en mangaconventies zijn geen kleine evenementen. Wanneer de ticketverkoop in voorverkoop start, komen duizenden fans tegelijk op de site. Wanneer op de evenementdag de deuren opengaan, moeten honderden tickets per uur bij de ingang worden gecontroleerd. En op de achtergrond moeten exposanten, artiesten, handelaren en horeca centraal worden beheerd — elk met een eigen landingspagina, eigen content en eigen social-medialinks.
De organisatoren van de Naoki Convention hadden de visie: een anime- en mangaconventie in het Rijnland, met een professionele uitstraling vanaf de eerste dag. Wat ze zochten, was een partner die de digitale ruggengraat bouwt — en die overeind houdt bij elke voorverkoopstorm en elke toegangsdag.
Wat wij hebben gedaan
Eén platform voor de volledige conventielevenscyclus
Wij hebben het complete systeem bedacht en gebouwd — van het idee tot de code, van de websitestructuur tot de toegangscontrole. Zes onderdelen die in elkaar grijpen:
- Ticketshop zonder menselijk ingrijpen. Bestelling, betaling, pdf-ticket met QR-code, automatische mailverzending: alles loopt zonder dat iemand achter de computer zit. De organisatoren zagen alleen de inkomende betalingen — al het andere gebeurde op de achtergrond. Ook ’s nachts. Ook bij duizend bestellingen per dag.
- Mobiel toegangssysteem voor tot 50 parallelle helpers. In plaats van uitgeprinte tabellen die controleurs moeten afvinken: elke helper opent een webpagina op zijn telefoon, scant de QR-code van het ticket — en ziet meteen naam, tickettype, add-ons en alle eerdere scans van dat ticket. Met tijdstempel, locatie en volledige historie, centraal en seconde-actueel voor alle helpers tegelijk.
- Platform voor exposanten, stars, handelaren en horeca. Voor honderden betrokkenen werd individueel onderzoek gedaan: alle social-mediakanalen (Instagram, TikTok, YouTube, Facebook, LinkedIn), logo’s en website-URL’s. Elk merk kreeg een eigen landingspagina in een uniform ontwerp, automatisch gelinkt, met aangepaste logo’s.
- Zelfsturende websitelevenscyclus. De site stuurt zichzelf door het jaar heen: countdown tot het evenement, omschakeling naar de “Vandaag vindt plaats”-modus op de conventiedag, automatische overgang naar de volgende conventie de dag erna — inclusief voorverkoopteaser op de startpagina. Niemand hoeft op dag X handmatig content om te zetten.
- Automatische feedback na de conventie. Elke ticketkoper kreeg een dag na de conventie een feedbackformulier. De antwoorden zijn niet zomaar onderbuikgevoel — ze vormen de basis voor de volgende conventie.
- Performance onder belasting. Het volledige systeem draait op een slanke cloudserver achter twee voorgeschakelde CDN-lagen. Op de piekdag laadden 11.922 bezoekers de site — de server bewoog niet. Alle tickets werden zonder vertraging verzonden.
Het kantelpunt
De eerste verkoopdag beslist alles
Bij een event-ticketshop beslist één enkele dag in het jaar over het succes: de dag waarop de voorverkoop start. Als de site op die dag wankelt, liggen de tickets bij de concurrentie. Als een ticketverzending twee uur vastloopt, schrijven honderden kopers supportmails. Als het systeem onder belasting traag wordt, vragen ze allemaal tegelijk: “Is dit serieus bedoeld?”
Onze aanpak: geen dure overgedimensioneerde servers. In plaats daarvan een architectuur die intelligent verdeelt — een slanke applicatie in de kern, voorgeschakelde levering via CDN, automatische bescherming tegen botgolven. Zo blijft de techniek betaalbaar en houdt ze toch stand wanneer 11.922 mensen tegelijk aankloppen.
Resultaat
Twee succesvol uitgevoerde conventies
Op de eerste Naoki Convention in april 2024 draaide het systeem onder reële druk — van de verkoopstart over duizenden tickets tot aan de toegangscontrole op de evenementdag. De tweede conventie in september 2024 volgde met hetzelfde platform en dezelfde resultaten.
In de post-eventenquête hebben 108 bezoekers de website en de ticketshop beoordeeld. Gemiddeld met 4,2 van de 5 sterren. 80 % gaf 4 of 5 sterren, elke tweede beoordeling was een glansrijke 5. Dat zijn cijfers die in de eventbranche zelden voorkomen — want de meeste websitebeoordelingen zijn geen loftuitingen, maar klachten over wat niet heeft gewerkt.
Cijfers in plaats van woorden
80 % van de ondervraagde bezoekers gaf website en ticketshop 4 of 5 sterren.
Uit 108 anonieme beoordelingen in de officiële post-eventenquête. Gemiddelde beoordeling 4,2 van de 5 sterren — voor de functie, niet voor de sfeer.