MuSaRa: De website van een transportbedrijf die haar eigen offertes schrijft.
Een pas opgericht transportbedrijf uit Würselen bij Aachen heeft vanaf de eerste dag nodig wat gevestigde concurrenten met een volledige backoffice voor elkaar krijgen: snelle, betrouwbare offertes. Wij hebben een website gebouwd die dat overneemt. Echte routeberekening, vaste prijs in 30 seconden, automatische pdf-offerte, aanvraagbeheer en gps-koppeling van de vloot. Nog voordat het eerste transport rijdt, is de website al aan het werk.
Uitgangssituatie
Een jong transportbedrijf tegenover gevestigde backoffices
MuSaRa GmbH uit Würselen bij Aachen is een transportbedrijf in opbouw: pallettransporten, expresritten en koeltransporten, regionaal en EU-breed. In de transportbranche is de reactietijd doorslaggevend. Wie een prijsaanvraag doet, vraagt meestal bij meerdere aanbieders tegelijk aan. Wie als eerste een betrouwbare offerte levert, krijgt de opdracht.
Gevestigde transportbedrijven hebben daarvoor planners en backoffice-teams. Een startend bedrijf heeft dat niet. Precies daar zette ons concept aan: de website moet het werk overnemen waarvoor elders personeel zit. Aanvragen aannemen, routes berekenen, prijzen calculeren, offertes schrijven. De klok rond, vanaf de eerste dag.
Wat wij hebben gedaan
Zes bouwstenen die samen een backoffice vervangen
Concept, design en ontwikkeling kwamen uit één hand. Het resultaat is geen visitekaartje-website, maar een werktuig:
- Transportconfigurator met echte routeberekening. De klant voert het ophaal- en afleveradres in, de site bepaalt op de achtergrond de werkelijke rijafstand in kilometers en berekent daaruit de vaste prijs. Eenmaal berekende locaties en routes worden tussentijds opgeslagen, zodat de berekening snel blijft en geen onnodige kosten veroorzaakt.
- Visuele laadruimtekeuze. Of het nu om pallets, laadmeters of een complete lading gaat: de klant ziet bij het kiezen live hoe de laadruimte van het voertuig zich vult. Daarbij komen de transportsoort (standaard, express, koeltransport), gewenste data en een automatische korting voor flexibele ophaalperiodes.
- Vergelijkingscalculator: zelf rijden of uitbesteden? Naast de vaste prijs rekent de site voor wat de rit in eigen beheer werkelijk kost: brandstof, voertuigslijtage, arbeidstijd, verloren productiviteit. De klant ziet beide cijfers naast elkaar en neemt een weloverwogen beslissing.
- Automatische offerte als pdf. Na de aanvraag ontvangt de klant direct een professionele offerte-pdf op een eigen, beveiligd opvraagadres. Past het transportbedrijf later details van de aanvraag aan, dan is de pdf onder hetzelfde adres automatisch actueel.
- Aanvraagbeheer rechtstreeks in WordPress. Elke aanvraag belandt als dossier in het beheergedeelte, met een statusworkflow van „Nieuw” via „Gebeld” tot „Geboekt”. Automatische melding aan het transportbedrijf, automatische bevestiging aan de klant. De spambeveiliging werkt op meerdere lagen op de achtergrond, helemaal zonder captcha-puzzels voor echte klanten.
- Gps-koppeling van de vloot. De voertuigen zijn gekoppeld via een gps-systeem dat de posities doorlopend aan de website doorgeeft. Op de startpagina verschijnt live in welke steden er op dit moment een voertuig beschikbaar is voor de volgende ophaling. Klanten volgen hun zending via een persoonlijke trackinglink.
Het knelpunt
Prijzen wijzigen zonder ontwikkelaar
Een calculatietool is alleen waardevol als het bedrijf het zelf kan aansturen. Dieselprijzen schommelen, de bezetting verandert, nieuwe diensten komen erbij. En niemand wil voor elke prijsaanpassing een bureau inschakelen.
Daarom liggen alle calculatieparameters in een eigen instellingengedeelte in de WordPress-beheeromgeving: basisprijzen voor standaard en express, kilometerprijzen, vrije kilometers, toeslagen per laadeenheid, zelfs de coëfficiënten van de vergelijkingscalculator. Het transportbedrijf past zijn prijzen zelf aan, de website rekent vanaf de volgende aanvraag met de nieuwe waarden. Geen ticket, geen wachttijd, geen ontwikkelkosten.
Resultaat
Het platform werkt nog voordat de onderneming officieel van start gaat
De website is live en neemt aanvragen aan, terwijl het bedrijf zijn wagenpark en bedrijfsvoering voor de officiële start opbouwt. Elke aanvraag wordt automatisch gecalculeerd, beantwoord en gedocumenteerd. De oprichters concentreren zich op voertuigen, vergunningen en personeel, niet op het schrijven van offertes.
Naast de startpagina met configurator ontstonden eigen dienstenpagina’s voor pallettransport, expresstransport, Euregio- en EU-transporten en bouwplaatslogistiek, een zendingsvolgsysteem en een sollicitatiegedeelte voor beroepschauffeurs met snelsollicitatie. Een werkgebiedkaart toont het leveringsgebied rond Aachen als een strakke, zelfgebouwde graphic: zonder externe kaartinbedding, zonder cookies, zonder trackers.
Wij blijven het platform doorlopend ondersteunen, van de finishing touch aan de configurator tot de uitbouw van het gps-systeem wanneer de vloot groeit.
Het principe erachter
De eerste medewerker van dit transportbedrijf is de website.
Ze berekent routes, calculeert vaste prijzen, schrijft offertes als pdf, beheert aanvragen en meldt de klok rond waar de voertuigen zich op dat moment bevinden. Zo houden de oprichters tijd over voor wat een transportbedrijf werkelijk maakt: betrouwbaar rijden.
